Puede que aún no sepas que es el burofax electrónico, por eso hoy queremos explicarte que es y los beneficios que puede aportar a tu empresa. Ahorrarás tiempo y dinero, ya que es un servicio muy económico y fácil de usar.
Hasta hace poco el envío de un burofax era realmente tedioso y pesado. La necesidad de ir a correos, esperar las colas, confiando en que el cartero hiciera bien la entrega y recibieras el acuse de recibo… Pero ahora eso ya no es necesario.
Sin más demora, aquí te dejamos el funcionamiento y algunos de los beneficios del burofax electrónico para que puedas ahorrar tiempo y dinero con cada burofax que tengas que enviar.
Burofax Electrónico: qué es y por qué deberías usarlo
¿Qué es el Burofax Electrónico?
Es una comunicación electrónica certificada establecida por medios telemáticos en la que una tercera parte, ajena a la comunicación, da fe de que se ha producido esa comunicación. En el caso de Burofax Electrónico, Lleida.net actúa como tercero de confianza, validando las comunicaciones electrónicas enviadas por correo electrónico o SMS.
Una vez enviada la comunicación a través de SMS o correo electrónico, recibes un documento que acredita el envío, la entrega, el contenido y las direcciones o teléfonos de ambas partes. Además, en caso de necesitarlo, podrás emplear este documento que se te entrega, como prueba de comunicación ante cualquier Juzgado o Tribunal.
¿Cómo funciona el Burofax Electrónico?
El primer paso es registrarte en la plataforma. Una vez te hayas registrado, recibes gratis dos Burofaxes Electrónicos para que puedas probar el servicio sin ningún compromiso, ni ningún coste.
La plataforma solo la necesitarás para enviar Burofaxes Electrónicos por SMS, para comprar créditos y poder hacer más envíos, y para configuraciones que solo tendrás hacer una vez, como por ejemplo seleccionar si quieres recibir el documento de evidencias en tu correo electrónico, el idioma del documento de evidencias, y si quieres añadir más direcciones electrónicas en la lista blanca (esto te permitirá enviar correos electrónicos certificados desde cualquier dirección que tengas en esta lista).
Para enviar un Burofax electrónico por SMS, deberás hacerlo desde un simple formulario en el que introducirás el número de móvil al que quieres enviar el SMS, un remitente, que puede ser tu propio móvil o bien el nombre de tu empresa, y el texto del SMS.
También tienes la opción de agregar listas de contactos para hacer envíos masivos.
Si por el contrario prefieres enviar un Burofax por correo electrónico, con incluir la dirección certificadora [email protected] en CC será suficiente.
Puede parecer demasiado fácil, pero es que nos gusta hacer las cosas fáciles 🙂
Una vez enviado el mensaje, recibirás el documento de evidencias, donde se indica el momento del envío, el momento de la entrega, el contenido y las direcciones electrónicas o teléfonos tanto del remitente como del destinatario.
Además, estos documentos los tendrás disponibles en la plataforma en línea, donde los podrás encontrar fácilmente y descargarlos sin ningún coste extra por si en algún momento los necesitas. Esta custodia en la nube de los documentos de evidencias es, por defecto, de 5 años.
Validez legal del Burofax Electrónico
Seguramente esta es la parte que estabas esperando, ya que puede que no confíes tanto en su validez legal tratándose servicio en línea, pero sí que la tiene y te lo explico a continuación:
Las comunicaciones electrónicas convencionales son fácilmente manipulables. Eso supone que sea muy sencilla la impugnación, en un procedimiento judicial, de una comunicación electrónica sin certificar.
La certificación de las comunicaciones reduce ese riesgo, al existir una tercera parte independiente que acredita el contenido y el momento de la comunicación.
Para acreditar esta comunicación, se aporta un documento donde, en este caso Lleida.net como prestador de servicios de confianza, incluye una serie de medidas técnicas que evita la discusión sobre los datos allí mostrados. Este documento está firmado digitalmente e incluye un sello de tiempo emitido por una autoridad de certificación, de modo que imposibilita su manipulación después de que se haya generado.
¿Es jurídicamente vinculante una comunicación electrónica certificada?
Sí. Tanto el artículo 24 de la LSSICE, que remite a la Ley de Enjuiciamiento Civil, como la propia LEC, reconocen a los documentos electrónicos tanto como medios de prueba como de notificación. Así lo reconoce el Tribunal Supremo en su Auto 2501/2013 de 21 de marzo:
“El procurador de los tribunales obtuvo la efectiva notificación y requerimiento en forma telemática, con los certificados electrónicos acreditativos de la práctica de ello, emitidos por un prestador de servicios de certificación.”
En definitiva, una comunicación electrónica certificada (sea SMS o email) constituye una prueba documental legítima en juicio, sometida al régimen general:
- Si no se impugna, constituirá prueba plena.
- Si se impugna su valor probatorio, se valorará con arreglo al principio de la libre convicción del juez.
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Al enviarse el certificado en un entorno electrónico, ¿Es posible certificar la recepción?
Sí, según el artículo 28.2 de la Ley 34/2012, de 11 de julio, de servicios de la sociedad de la información y de comercio electrónico (LSSI*):
Se entenderá que se ha recibido la aceptación y su confirmación cuando las partes a que se dirijan puedan tener constancia de ello
* Se presumirá que el destinatario puede tener la referida constancia desde que el mensaje haya sido almacenado en el servidor en que esté dada de alta su cuenta de correo electrónico, o en el dispositivo utilizado para la recepción de comunicaciones.
¿Qué problemas soluciona?
- La demora en la entrega del burofax a su destinatario, en según que tipo de comunicaciones puede suponer graves problemas (por ejemplo, una notificación de despido entregada tarde).
- El precio elevado del burofax tradicional.
- No es un proceso digital: no se puede automatizar, no se puede integrar, no se puede hacer un seguimiento preciso del estado de la comunicación, no se puede almacenar en la nube, no se puede usar en cualquier momento ni en cualquier lugar.
- Necesidad de espacio físico para el almacenamiento de los documentos, así como la dificultad y lentitud de buscarlos cuando se necesitan.
- El desplazamiento a una oficina de correos cada vez que necesites enviar un burofax. Además de tener que esperar las colas y perder aún más tiempo.
Costes del Burofax Electrónico
La buena noticia es que el servicio de burofax electrónico se adapta a las necesidades de los clientes y solo pagas por los que envías.
Para empezar, tienes dos pruebas gratis para que puedas saber, sin coste alguno, si es lo que estás buscando.
El coste por envío de un Burofax electrónico, ya sea por SMS o por correo electrónico, es de 1 €, comparado a los 13 € que cuesta enviarlo por correos. Además de ahorrarte dinero por envío, te ahorrarás mucho tiempo y no será algo tedioso hacer el envío de un burofax ni deberás aprender a usar ninguna herramienta nueva.
Una vez lo tengas claro, puedes comprar los créditos que necesites para comenzar a usar el servicio y una vez los gastes recargarlo de nuevo. No hay costes mínimos, ni una cuota mensual, y los créditos no caducan nunca.
Casos de uso
En el sector legal se usa para comunicación de realización de auditorías, envío de condiciones de contratación, comunicación laudo a las partes de un litigio comercial, notificación de impagados de cuotas, y un largo sinfín de casos.
Para las inmobiliarias es útil en el envío de contratos firmados, gestión de impagos, notificación de condiciones contractuales o notificaciones a propietarios o arrendatarios, por ejemplo.
En servicios públicos se usa para el envío de contratos de nuevos servicios o suministros, notificación y registro de la aceptación de las condiciones contractuales, reclamación de saldos y deudas, notificación de cortes de suministro, notificación de alta en ficheros morosidad…
Otros usos del burofax electrónico son los siguientes:
- Certificación de envío de contratos laborales
- Comunicaciones internas (RR. HH.)
- Comunicación finalización de contrato
- Comunicación de cambio de horarios en un turno
- Notificación de becas o ayudas
- Notificación al administrado de expedientes
- Notificación de multas o sanciones
- Recepción fehaciente de denuncias telemáticas
- Envío de notificaciones administrativas
- Envío de las condiciones de las pólizas
- Confirmación de partes de baja y alta de trabajadores
- Comunicación de cambios en las condiciones contractuales
- Confirmación de la recepción de incidencias o partes
Conclusión
El Burofax Electrónico es una solución fácil de usar que se adapta a las necesidades de la mayoría de las empresas, ya sean grandes o pequeñas, e independientemente de su sector, gracias a su bajo coste, a su disponibilidad inmediata justo después de darse de alta, a la inexistencia de cuotas ocultas ni mensuales, y a su uso fácil e intuitivo.
Si quieres probarlo sin ningún coste ni compromiso, date de alta en el siguiente enlace, y te regalamos 2 Burofaxes electrónicos para que puedas probar tanto su versión SMS como su versión por correo electrónico:
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Con 4 años de experiencia en Marketing Digital y viniendo de un mundo de startups, emprendimiento e innovación, tras realizar el grado de LEINN (Liderazgo emprendedor e innovación) en la Universidad de Mondragón; hoy en día formo parte del departamento de Desarrollo de Negocio en Lleida.net como Analista de Marketing.
Nuestra misión principal es acercar los servicios de notificación y firma electrónica al resto de empresas, haciendo que estos sean más fáciles de usar y comprensibles para el resto de usuarios.
Gracias a nuestro servicios podemos dar apoyo a las empresas que quieren lograr una transformación digital fácil y sencilla.
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